Uniforme registratie van zaken

Een standaardwijze om een zaak te registereren

Auteur: Joeri Diederen | Status: In voorbereiding

Aanleiding

Bij het aanmaken van een zaak wordt een bericht richting de ZGW-API gestuurd. De definitie van het zaakobject schrijft voor welke waarden verplicht zijn. Voor passende dienstverlening en optimaal zaakgericht werken zijn meer voorschriften nodig, om maximaal dienstverlenend te zijn.

Mogelijke doeleinden zijn:

• Het weergeven van een zaak en haar details op een klantportaal

• Het weergeven van een zaak binnen een KCC-applicatie

• Het weergeven van data binnen een rapportage-tool

Constateringen

Invulling

In de praktijk wordt opgemerkt dat door verschillende leveranciers verschillende invullingen worden gegeven aan de beoogde inhoud van bepaalde velden. Dat beperkt standaardisatie richting bijvoorbeeld klantportalen.

Timing

Ook opgemerkt wordt dat de momenten waarop data in Open Zaak wordt geplaatsts verschilt. Sommige taakapplicaties posten informatie direct wanneer deze beschikbaar is, anderen per statusovergang, en anderen pas als de zaak afgesloten is.

Gevolg

Omdat de richtlijnen over invulling, timing en operaties niet strak gedefineerd zijn, worden deze per leverancier anders geïnterpreteerd.

Dat leidt tot dubbele gesprekken met leveranciers, om ze te bewegen te voldoen aan hun lokale gewenste subset. Voor een leverancier met een landelijke afzetmarkt is dat problematisch. En, als het ene processysteem optimaal werkt met een specifiek portaal, omdat het de waarden registreert die in het portaal weergegeven worden, is dat portaal niet meer goed vervangbaar.

De vele losse operaties leiden ook tot terughoudendheid in de adoptie van de ZGW-API, ook bij product owners, omdat veel ervaring rondom het zaakgericht werken vereist is om de data op de juiste manier te registreren.

Doelstellingen

1. Handelingen definiëren rondom de levenscyclus van een zaak, van creatie tot afhandeling

2. Voorbeeldberichten documenteren rondom registratie vanuit deze handelingen

3. Optioneel: Wellicht eenvoudiger gebruik door de creatie van convenience API's

Principes

• Een zaak heeft altijd een actuele behandelaar of afdeling

• De doorlooptijden van een zaak worden bij iedere statusupdate gecontroleerd

• Het procesobject wordt gebruikt als er een product of dienst geleverd wordt

• Zaak aanmaken

• Statusupdate

• Betrokkene update

• Resultaat update

• Document registreren

• Documenten locken

• Object relateren (BAG, ORC, Etc)

• Zaak opschorten, hervatten, verlengen (datumberekening uitwerken)

• Besluit registreren (met procesobject)

• Zaak relateren

Twijfelachtig

• Contactmoment aanmaken

Best practices

Zaak registreren

GET metadata

Later

Creeer zaak

Naar ZRC-API 1.5. | POST /zaken

identificatie		Wordt automatisch gegenereerd
bronorganisatie*
omschrijving		Klant ziet dit op portaal
toelichting
zaaktype*
registratiedatum		Indien niet opgegeven, wordt de datum van vandaag gebruikt.
verantwoordelijkeOrganisatie*
startdatum*
einddatumGepland		Berekenen op basis van startdatum + ZTC servicenorm
uiterlijkeEinddatumAfdoening		Berekenen op basis van startdatum + ZTC doorlooptijd
publicatiedatum
communicatiekanaal		Conform referentielijsten-API-values
productenOfDiensten
vertrouwelijkheidaanduiding		Indien niet opgegeven, wordt de waarde uit de ZTC gebruikt.
betalingsindicatie
laatsteBetaaldatum		Als er sprake is van betaling
zaakgeometrie		Als de zaak een locatie heeft
verlenging
opschorting
selectielijstklasse
hoofdzaak		Als er sprake is van een hoofdzaak
relevanteAndereZaken		Als er sprake is van andere zaken
kenmerken
archiefnominatie		Inherited?
archiefstatus
archiefactiedatum
opdrachtgevendeOrganisatie		Optioneel
processobjectaard		Joeri Bekker
startdatumBewaartermijn		Niet in deze fase
processobject		Joeri Bekker

Relateer status

Naar ZRC-API 1.5. | POST /status

Key	ZGW	Toelichting
zaak*
statustype*
datumStatus*
statustoelichting		Optioneel
gezetdoor		Optioneel

Relateer documenten

Naar ZRC-API 1.5. | POST /zaakinformatieobjecten

Use case: documenten die vanuit het aanvraagcomponent reeds opgeslagen zijn in de drc-api

Key	ZGW	Toelichting
zaak
informatieobject

Relateer zaakobjecten

Key	ZGW	Toelichting
zaak
object
objectType

Creeer contactmoment

Key	ZGW	Toelichting

Rol toevoegen

Relateer Rollen

Naar ZRC-API 1.5. | POST /rollen

Let op:

Verwerk altijd de INITIATOR Verwerk altijd de BEHANDELAAR of ORGANISATIE-ONDERDEEL ZAC: we leggen bij betrokkeneIdentificatie alleen het BSN, KvK, Vestigingsnummer vast

Hoe om te gaan met Open Klant in relatie tot het vastleggen van deze klantgegevens, mag dat als kopie aan de zaak, of moet dat als verwijzing naar de bron? Welke data leg je standaard vast? Hoe gaan we om met correspondentie-adressen? Waar wordt het mailadres van de klant opgehaald?

Relateer rol natuurlijk persoon

Key	ZGW	Toelichting
zaak*
betrokkene		Alleen als je gebruik maakt van HaalCentraal en of KvK-API. Dit moet een keuze zijn denk ik, want je wil werken met de gegeven die de klant heeft goedgekeurd in de aanvraag
betrokkeneType*		Altijd vullen
afwijkendeNaamBetrokkene		Bespreken
roltype*		Altijd vullen
roltoelichting*		Bespreken, verplicht veld in spec
indicatieMachtiging*		Wordt uitgebreid nav https://dienstverleningsplatform.gitbook.io/platform-generieke-dienstverlening-public/patronen/vertegenwoordiging-en-machtiging/datadefinities
contactpersoonRol		Als er sprake is van een contactpersoon, relatie met Open Klant?
betrokkeneIdentificatie		Object [natuurlijk persoon]

Object contactpersoon

Key	ZGW	Toelichting
emailadres		Idealiter zou je hier relateren naar de 'partij' in Open Klant, áls je een actueel mailadres wilt gebruiken. Waar leggen we die relatie vast?
functie
telefoonnummer
naam

Object natuurlijk persoon

Key	ZGW	Toelichting
ipBsn		Als bekend
anpIdentificatie		Voor eIDAS?
inpA_nummer		Geen output van authenticatiemethode toch? Dus moet handmatig opgevoerd worden. Waar?
geslachtnaam
voorvoegselGeslachtsnaam
voorletters
voornamen
geslachtsaanduiding
geboortedatum
verblijfsadres		Object, waar put SD / Xential uit haar informatie voor een briefhoofd. Is dat specifiek samengesteld per zaak, of wordt dat opgehaald?
subVerblijfBuitenland

Object verblijfsadres subVerblijfBuitenland

Statusupdate

Relateer status

Naar ZRC-API 1.5. | POST /status

Key	ZGW	Toelichting
zaak*
statustype*
datumStatus*
statustoelichting		Optioneel
gezetdoor		Optioneel

Besluit registreren

Zaak publiceren